3月くらいからずっと忙しいです。

忙しいと感じるのは、いろいろなことに追われて、自分の立てた課題解決のスケジュールとその進捗にずれが生じている場合が多いからです。

友人たちとの会食も多かったですし、年度末から年度初めにかけては課題の整理が必要でした。AI分科会の準備と実施で東京に行くことも多く、実務では給与改正や保育事業の人勧対応、処遇改善手当支給の準備に時間を取られました。
6月に入ると決算理事会・評議員会に向けての決算監査や決算分析も待っています。

役職は理事長ですが、あいかわらず実務をやっていることが多く、「プレイング理事長」と会計監査人からは言われています。

平日は、来客もあり、打ち合わせも入ります。
なので、土日は、ゆっくり先のことを考えたり、課題整理したり、スケジュールを確認して必要な段取りをする時間を取っています。
先を読むためと後手に回らないため…ですね。

１週間の振り返り、メモの整理、メールの読み直し、スケジュールの確認、必要なメールの送付など、やるべきことの課題整理を行い、それぞれに必要な時間をイメージし、優先順位を整理しながらスケジューリングしていく時間です。

思いついたこと、ひらめいたことは絶えずメモしています。書いておかないと忘れてしまうので、これがとっても大切です。
事務所以外でメモしたことは、翌朝、手帳に整理し直し、週末に見直します。

私は「フランクリン・プランナー」という手帳を20年以上使っています。
よく見かけるシステム手帳はバイブルサイズですが、私の手帳は見開きでA4のキングサイズで、仕事机に置きっぱなしにしています。
1日が2ページで見開きになっていて、左がスケジュール、右はメモページです。それを1か月ずつ手帳に入れて、残り(過ぎたページ、これからのページ)はバインダーに保管してあります。それを、一週間済むごとに入れ替え、入れ替えの時にメモした課題で、できたこと、できなかったこと、やりたくなかったこと、やらなくてよかったことを見直します。

右のメモページには、いろいろなことをメモしていますが、出先で気になった場合、事務所に電話して、「何日頃にこんなメモをしているけど、何を書いていますか」と問い合わせます。(読まれてまずいことは書いていませんから…)

「目的を確認する」「アウトラインを作る」「不足情報を整理する」「情報を収集する」「情報を加工する」「内容を精査する」そして、「決めて動く」です。
この整理をすることによって、「いつ」「何を」「どの順番で」「どのくらいの時間をかけて」進めるべきかが見えてきます。

先を見据えて、やるべきことは何か、それをどう具体的な行動に落としこめるかですね。
私にとっては、すごく大事な時間です。

それでも突発的なことは起こりますから、後手に回ることも多々あります。

毎日忙しく、仕事や時間に追われている方は、課題整理とスケジューリングの時間をとる習慣を身に付けると、毎日の時間の質が変わってきますから、もう一度、このあたりをどうしているか振り返ってみてはいかがでしょうか。

重要なのは、先を読むこと、それを具体的なタイムスケジュールで行動まで落とし込むことです。

2026年6月
社会福祉法人 鶯園
理事長　小林 和彦